In der heutigen digitalen Welt wird die Effizienz der Geschäftsprozesse immer wichtiger. Zwei bedeutende Standards für die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland sind die XRechnung und ZUGFeRD. Beide Formate dienen dem Ziel, den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen zu vereinfachen und zu standardisieren.

XRechnung

Die XRechnung ist ein XML-basiertes Format, das speziell für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber entwickelt wurde. Seit dem 27. November 2020 sind öffentliche Verwaltungen in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen im XRechnungs-Format zu akzeptieren. Diese Vorschrift geht auf die EU-Richtlinie 2014/55/EU zurück, die die Verwendung eines einheitlichen europäischen Standards für elektronische Rechnungen fordert.

Die XRechnung zeichnet sich durch ihre strukturierten und standardisierten Datenfelder aus, die eine automatisierte Verarbeitung ermöglichen. Dadurch wird die Effizienz erhöht und das Fehlerrisiko bei der manuellen Datenübertragung reduziert.

ZUGFeRD

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es handelt sich um ein hybrides Rechnungsformat, das sowohl eine PDF-Datei als auch eingebettete XML-Daten enthält. Dieses Format ermöglicht es, Rechnungen sowohl digital als auch in gedruckter Form zu versenden und zu empfangen. ZUGFeRD ist besonders praktisch, da es die elektronische Rechnung für Unternehmen jeder Größe und technischer Ausstattung zugänglich macht.

ZUGFeRD bietet verschiedene Profile, die sich an den Bedürfnissen und Fähigkeiten der Nutzer orientieren. Diese reichen von einfachen Rechnungen bis hin zu komplexen, maschinenlesbaren Formaten, die eine vollständige Automatisierung der Rechnungsverarbeitung ermöglichen.

Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung:

• Kostenersparnis: Reduzierung von Druck-, Versand- und Lagerkosten.
• Effizienz: Schnellerer Austausch und Verarbeitung von Rechnungen.
• Transparenz: Bessere Nachverfolgbarkeit und weniger Fehler.
• Umweltfreundlichkeit: Weniger Papierverbrauch und geringerer CO2-Fußabdruck.

Ab dem 01.01.2025 müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können.

Die Verpflichtung für die Ausstellung einer elektronischen Rechnung gilt für den B2B-Bereich und tritt ab dem 01.01.2025 in Kraft. Bis Ende 2026 gilt eine Übergangsfrist und es dürfen noch Rechnungen in Papierform ausgestellt werden, sofern der Rechnungsempfänger einverstanden ist  (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG n. F.). Diese Regelung gilt weiterhin bis Ende 2027, sofern der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro hat.

Software

Es gibt verschiedene Softwarelösungen, mit denen sie elektronische Rechnungen erstellen und lesen können. Hier sind einige Optionen:

1. sevDesk: Diese Software bietet umfassende Funktionen für die Erstellung und Verwaltung von E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format und unterstützt auch andere strukturierte elektronische Formate wie EDI und XRechnungen. sevDesk bietet eine kostenlose Testphase und legt großen Wert auf Nutzerfreundlichkeit (1).
2. lexoffice: Diese Software bietet ebenfalls umfangreiche Funktionen für die Erstellung, Verwaltung und Verarbeitung von elektronischen Rechnungen. lexoffice unterstützt verschiedene Schnittstellen und bietet unbegrenzte Benutzerzahlen (1).
3. DATEV: DATEV bietet eine E-Rechnungsplattform, die Unternehmen optimal auf die E-Rechnungspflicht vorbereitet. Die Plattform unterstützt die Formate XRechnung und ZUGFeRD und bietet Basisfunktionen kostenlos an (2).
4. WISO MeinBüro Rechnungen: Diese Webapp ermöglicht die Erstellung und Verwaltung von E-Rechnungen. Sie ist besonders für kleine Unternehmen und Selbstständige geeignet (3).
5. Accountable: Eine kostenlose Lösung für Selbstständige, die die Formate XRechnung und ZUGFeRD unterstützt (4).
6. Quba: Eine kostenlose Open-Source-Lösung zur Anzeige der Formate XRechnung und ZUGFeRD; verfügbar für Windows, Linux und MacOS

Selbst nutze ich seit mehreren Jahren das Online-Buchhaltungssystem Collmex, mit dem ich seit circa Mitte 2024 Rechnungen per Email im PDF-Format und im XML-Format versende.

Quellen:
(1) E-Rechnung einfach und sicher
(2) Datev
(3) Chip
(4) IHK München

Autor: Armin Siekiera